اگر صاحب یک کسبوکار هستید، احتمالاً این سؤالها برایتان ناآشنا نیستند: «چقدر سود کردهام؟»، « پول هایی که بدست آمدند دقیقاً کجا رفتهاند؟» یا حتی «فلان مشتری چقدر به من بدهکار است؟»
این سردرگمی ها چندان عجیب نیستند. خیلی از افراد وقتی تازه کسبوکارشان را راه میاندازند، بیشتر تمرکزشان روی فروش و جذب مشتری است و معمولاً حسابوکتاب میرود در اولویتهای بعدی. نتیجه هم مشخص است؛ چند ماه که میگذرد، پیدا کردن اینکه پول از کجا آمده و کجا خرج شده، خودش تبدیل به یک معما میشود.
حسابداری کسبوکار برخلاف چیزی که شاید از اسمش به نظر آید، کار پیچیدهای نیست. خیلی ساده یعنی، بدانید چه مقدار پولی وارد کسبوکار شده، چه مبلغی از آن خارج شده، چه کالاهایی خریدوفروش شدهاند و حساب شما با مشتریها، تأمینکنندگان و سایر افراد در چه وضعیتی قرار دارد.
در این مقاله از شمار قرار است همین موضوع را خیلی ساده بررسی کنیم؛ اینکه حسابداری کسبوکار دقیقاً چیست، چه چیزهایی باید ثبت شوند و چطور بدون دانش تخصصی میتوانید حسابوکتاب کسبوکارتان را منظم نگه دارید.
حسابداری کسبوکار دقیقاً چیست و چرا اینقدر اهمیت دارد؟
خیلی ساده، حسابداری کسبوکار یعنی همیشه بدانید پولتان کجاست.
یعنی بدانید چه کسی به شما پول داده، به چه کسی پول پرداخت کردهاید، چه کسی از شما نسیه خرید کرده، چه مقدار کالا در اختیار دارید و در نهایت، چقدر پول و سرمایه برایتان باقی مانده است.
برای اینکه موضوع روشنتر شود، بیایید چند مثال واقعیتر را با هم ببینیم.
مثال اول: حسابداری در یک موبایلفروشی
فرض کنید یک مغازه موبایلفروشی دارید. در یک روز معمولی ممکن است چندین اتفاق مالی مختلف رخ دهد:
- یک گوشی به مشتری میفروشید؛
- از عمدهفروش گوشی میخرید و مبلغ آن را همان لحظه پرداخت میکنید.
- ممکن است از عمدهفروش بهصورت نسیه خرید کنید و قرار باشد چند روز بعد حساب را تسویه کنید.
- یک لوازم جانبی هم ممکن است به یکی از آشنایان بفروشید و او بگوید آخر ماه پولش را میدهد.
حالا اگر هیچکدام از این موارد جایی ثبت نشوند چه اتفاقی میافتد؟
ممکن است آخر ماه مقدار قابلتوجهی پول در حسابتان باشد و تصور کنید سود خوبی داشتهاید؛ درحالیکه بخشی از آن پول در واقع متعلق به سرمایه کسبوکار است یا باید به عمدهفروش پرداخت شود. همینجاست که حسابداری خودش را نشان میدهد.
در صرافیها موضوع حتی حساستر است، چون علاوه بر پول نقد، با چند نوع ارز و تراکنشهای مختلف سروکار دارید.
فرض کنید در طول یک روز:
- به مشتری دلار میفروشید و در مقابل ریال دریافت میکنید.
- از شخص دیگری یورو میخرید و به او ریال میپردازید.
- بابت انجام یک حواله، کارمزد دریافت میکنید.
- با یک صراف دیگر معاملهای انجام میدهید و قرار میگذارید که تسویه را روز بعد انجام دهید.
اگر این موارد دقیق و بهموقع ثبت نشوند، پایان روز ممکن است حتی خودتان هم ندانید دقیقاً چه میزان ریال، دلار، یورو یا سایر ارزها در اختیار دارید.
بدتر از آن، محاسبه سود واقعی هم سخت میشود. چون فقط مقدار پول موجود را میبینید، نه تصویر کامل معاملات انجامشده را.
مثال سوم: سوپرمارکت یا فروشگاه محلی
در یک سوپرمارکت، مسئله فقط پول نیست. موجودی کالا هم اهمیت زیادی دارد.
فرض کنید دهها نوع لبنیات، نوشیدنی، تنقلات، مواد شوینده و کالاهای مصرفی در مغازه دارید. باید بدانید هر محصول را با چه قیمتی خریدهاید، با چه قیمتی میفروشید و چه مقدار از آنها هنوز در قفسه ها یا انبار باقی مانده اند.
مثلاً:
- مشتری یک شیر و چند بسته تنقلات میخرد و با کارت پرداخت میکند. در این لحظه هم پول دریافت کردهاید و هم موجودی کالا کم شده است.
- ویزیتور شرکت پخش میآید و فاکتور جدیدی تحویل میدهد. شما مبلغ خرید را پرداخت میکنید و کالا وارد انبار میشود.
- یکی از افراد محل چند قلم جنس برمیدارد و میگوید «آخر ماه حساب میکنم.»
اگر این اتفاقها ثبت نشوند، بعد از مدتی احتمالاً با چند سؤال روبهرو میشوید: کدام کالا سود بیشتری داشته؟ چه چیزی در حال تمام شدن است؟ و هرکس دقیقاً چه مبلغی و بابت چه کالاهایی بدهکار است؟
اینجاست که تفاوت حسابداری کسبوکار با حسابوکتاب شخصی مشخص میشود. در امور شخصی نوشتن هزینههای روزانه ممکن است کافی باشد، اما در کسبوکار باید جزئیات بیشتری را زیر نظر داشته باشید؛ از بدهی و طلب گرفته تا موجودی کالا و وضعیت صندوق.
اگر قصد دارید حسابهای شخصی خودتان را نیز منظم کنید، میتوانید مقاله آموزش حسابداری شخصی در ۴ قدم ساده از شمار را مطالعه کنید.
۴ ستون اصلی در حسابداری کسب و کارهای کوچک و خانگی
برای شروع لازم نیست کلی اصطلاح تخصصی حسابداری یاد بگیرید. برای یک کسبوکار کوچک، اگر چند بخش اصلی را درست مدیریت کنید، بخش بزرگی از مسیر را رفتهاید.
۱. مدیریت اشخاص و دفتر حساب
یکی از مهمترین قسمتهای حسابداری، مدیریت حساب افراد است.
مشتری، تأمینکننده، شریک، همکار یا هر فرد دیگری که با کسبوکار شما تراکنش مالی دارد، باید وضعیت مشخصی در حساب شما داشته باشد.
در هر لحظه باید بتوانید بفهمید:
- حساب این شخص تسویه است؟
- ـآیا مبلغی را به شما بدهکار است؟
- یا شما به او بدهکار هستید؟
- آخرین تراکنش بین شما چه زمانی و بابت چه چیزی بوده است؟
این موضوع شاید ساده به نظر برسد، اما در کسبوکارهای کوچک یکی از همان چیزهایی است که اگر جدی گرفته نشود، بهمرور باعث ضرر میشود. مخصوصاً وقتی تعداد مشتریها و معاملات بیشتر شود.
۲. ثبت چهار اتفاق اصلی پولی و کالایی
اگر بخواهیم تراکنش های مالی یک کسبوکار را بازگو کنیم، معمولاً به چهار اتفاق اصلی میرسیم:
پول گرفتم:
مبلغی از مشتری دریافت کردهاید یا یکی از بدهکاران حسابش را پرداخت کرده است.
پول دادم:
برای خرید کالا، پرداخت هزینههای جاری یا تسویه بدهی مبلغی پرداخت کردهاید.
کالا فروختم:
کالایی از موجودی شما خارج شده و به مشتری فروخته شده است.
کالا خریدم:
کالای جدید وارد فروشگاه یا انبار شده و موجودی شما افزایش پیدا کرده است.
همین چهار مورد، اگر مرتب و دقیق ثبت شوند، پایه حسابداری یک کسبوکار را شکل میدهند.
۳. مدیریت صندوقها و حسابهای بانکی
یکی از اشتباههای رایج این است که تمام پولها در یک حساب بانکی قرار بگیرند؛ پول فروش مغازه، هزینههای خانه، خرید شخصی و حتی پولی که برای خرید جنس کنار گذاشتهاید.
این کار در ابتدا شاید راحت به نظر برسد، اما بعد از مدتی واقعاً نمیفهمید چه مقدار پول مربوط به کسبوکار است و چه مقدار را برای زندگی شخصی خرج کردهاید.
برای جلوگیری از این مشکل، بهتر است پولها را به چند بخش مشخص تقسیم کنید.
۱. دخل روزانه یا صندوق نقدی
همان پول نقدی است که در مغازه دارید.
از این بخش میتوانید برای دریافت وجه نقد از مشتریها و پرداخت هزینههای کوچک فوری استفاده کنید؛ مثلاً خرید چای و قند، پرداخت کرایه یا هزینههای جزئی دیگر.
۲. حساب اصلی کسبوکار
این حساب باید مرکز اصلی تراکنشهای مالی کسبوکار باشد و بهتر است کاملاً از حساب شخصی شما جدا باشد.
واریزیهای کارتخوان یا درگاه پرداخت میتوانند به این حساب منتقل شوند و پرداختهای مهم، مثل خرید عمده کالا، اجاره مغازه یا هزینههای اصلی نیز از همین حساب انجام شوند.
۳. حساب تنخواه
اگر یکی از کارکنان قرار است برای کسبوکار خریدی انجام دهد، منطقی نیست کارت اصلی حساب را در اختیار او بگذارید.
میتوانید یک حساب یا کارت جداگانه برای تنخواه در نظر بگیرید، مبلغ مشخصی داخل آن قرار دهید و خریدهای کاری روزمره را از طریق همان حساب انجام دهید.
به این شکل، هم کنترل بیشتری روی هزینههای پرسنل دارید و هم حساب اصلی کسبوکار امن باقی میماند.
۴. حساب شخصی
این حساب را بهتر است از حساب کاری کاملاً جدا نگه دارید.
هزینههای خانه، خرید شخصی، تفریح و مخارج خانواده باید از حساب شخصی پرداخت شوند، نه از دخل مغازه.
یک روش ساده این است که در پایان هفته یا ماه، مبلغ مشخصی از درآمد کسبوکار را بهعنوان برداشت شخصی یا حقوق خودتان منتقل کنید و بعد هزینههای زندگی را از همان مبلغ انجام دهید.
۵. حساب ذخیره؛ اختیاری ولی کاربردی
اگر امکانش را دارید، داشتن یک حساب جدا برای پولهای ذخیرهشده هم ایده خوبی است.
مثلاً میتوانید برای پرداخت حقوق کارکنان، مالیات، هزینههای بزرگ، تمدید قرارداد مغازه یا خرید تجهیزات آینده، بخشی از درآمد را در این حساب کنار بگذارید.
چرا تفکیک این حسابها مهم است؟
قانون ساده «جیبهای مختلف»
فرض کنید پنج جیب دارید و پول هرکدام برای یک کار مشخص است. وقتی پولها را از جیبهای مختلف قاطی نکنید، خیلی راحتتر میتوانید بفهمید چه مقدار پول برای چه کاری دارید.
در حسابداری هم دقیقاً همین اتفاق میافتد.
مثلاً به جای اینکه فقط بنویسید:
«۲ میلیون تومان جنس خریدم.»
بهتر است مشخص کنید:
«۲ میلیون تومان کالا خریداری شد و مبلغ آن از حساب اصلی کسبوکار پرداخت شد.»
شاید این تفاوت در نگاه اول کوچک باشد، اما همین جزئیات کمک میکند موجودی واقعی حسابهای بانکی و صندوق با چیزی که در دفتر یا اپلیکیشن ثبت کردهاید، هماهنگ بماند.
در غیر این صورت ممکن است آخر ماه با همان سؤال معروف مواجه شوید:
«من که اینهمه فروش داشتم، پس پولش کجاست؟!»
۴. موجودی کالا و انبار
اگر کالا میفروشید، باید موجودی کالا را هم کنترل کنید.
فرض کنید یک مدل لباس را ۸۰۰ هزار تومان خریدهاید و با قیمت یک میلیون تومان میفروشید. اگر قیمت خرید را ندانید، چطور میخواهید سود واقعی خودتان را محاسبه کنید؟
از طرف دیگر، باید بدانید چه تعداد از آن لباس هنوز در انبار موجود است تا در صورت محدود شدن، دوباره سفارش دهید.
ترفندهایی که کسبوکار شما را نجات میدهند
چرا خیلی از کسبوکارها سراغ اپلیکیشن حسابداری میروند؟
دفتر کاغذی برای یک کسبوکار خیلی کوچک شاید در شروع کار جواب بدهد، اما هرچه تعداد تراکنشها بیشتر شود، مدیریت آن سختتر خواهد شد. فایلهای مختلف هم گزینه مناسبی نیستند. چرا که احتمال اشتباه یا گم شدن اطلاعات وجود دارد.
اینجاست که اپلیکیشنهای حسابداری میتوانند کار را بسیار سادهتر کنند.
در چنین اپلیکیشن هایی به جای اینکه چند دفتر، چند فایل یا چند برگه داشته باشید، اطلاعات مالی کسبوکار را یکجا در اختیار دارید و میتوانید با چند لمس ساده وضعیت حسابها، بدهیها، موجودی کالا و جریان پول را بررسی کنید.
یکی دیگر از مزیتهای مهم، امکان استفاده چند نفر از یک حساب کاربری است. برای مثال، شرکای تجاری، حسابدار یا حتی کارکنان میتوانند به برنامه دسترسی داشته باشند و هر فرد، اطلاعات موردنظر را مشاهده یا ثبت کند.
این موضوع مخصوصاً وقتی چند نفر در مدیریت کسبوکار نقش دارند، اهمیت زیادی پیدا میکند.
یک اپلیکیشن حسابداری خوب چه امکاناتی باید داشته باشد؟
یک برنامه مناسب برای حسابداری کسبوکار، بهتر است حداقل این امکانات را در اختیار شما قرار دهد:
- ثبت سریع درآمد و هزینه: بتوانید در چند ثانیه مبلغی را که دریافت یا پرداخت کردهاید ثبت کنید.
- مدیریت حسابها و موجودی: امکان تعریف حسابهای مختلف مثل صندوق، کارت بانکی، تنخواه و حساب شخصی وجود داشته باشد و بعد از هر تراکنش، موجودی آنها بهصورت خودکار تغییر کند.
- مدیریت کالا و فاکتور: با ثبت خرید و فروش، موجودی کالا نیز بهصورت خودکار بهروزرسانی شود تا از وضعیت انبار خود مطلع باشید.
- مدیریت بدهی و طلب: مشخص باشد چه کسی به شما بدهکار است و شما به چه شخص یا مجموعهای بدهی دارید.
- گزارش جریان نقدی: بتوانید ببینید پول از کجا وارد شده و در چه بخشهایی خرج شده است و وضعیت سود کسبوکار چگونه است.
- دسترسی چندکاربره: در صورت نیاز، چند شریک یا کارمند بتوانند از سیستم استفاده کنند.
اگر تصمیم دارید برای مدیریت حسابهای کسبوکارتان از یک نرمافزار استفاده کنید، بهتر است فقط به ساده بودن برنامه توجه نکنید. امکاناتی مثل مدیریت طرف حسابها، ثبت طلب و بدهی، صدور فاکتور، کنترل موجودی کالا و گزارشهای مالی میتوانند در مدیریت روزانه کسبوکار اهمیت زیادی داشته باشند. در مقاله امکانات نرم افزار حسابداری، هرکدام از این قابلیتها را بررسی کردهایم تا بتوانید هنگام انتخاب یک برنامه، راحتتر نیازهای خود را ارزیابی کنید.
سوالات متداول درباره حسابداری کسبوکار
آیا حسابداری کسبوکار فقط مخصوص شرکتهای بزرگ است؟
خیر. حتی اگر در خانه زیورآلات درست میکنید یا محصولی را بهصورت خانگی میفروشید، باز هم با درآمد، هزینه، خرید و فروش سروکار دارید. ثبت همین موارد ساده، در واقع نوعی حسابداری کسبوکار است.
مهمترین بخش حسابداری برای یک کسبوکار کوچک چیست؟
دو موضوع اهمیت ویژهای دارند: اول، اینکه وضعیت بدهی و طلب افراد را دقیق ثبت کنید و دوم، ورود و خروج پول را بهدرستی زیر نظر داشته باشید.
آیا بدون دانش حسابداری میتوانم خودم حسابوکتاب کسبوکارم را انجام دهم؟
بله. برای مدیریت مالی یک کسبوکار کوچک، لزوماً لازم نیست حسابدار حرفهای باشید. اگر از یک سیستم ساده و درست استفاده کنید و تراکنشها را منظم ثبت کنید، میتوانید بخش زیادی از حسابوکتاب کسبوکارتان را مدیریت کنید.
جمعبندی
در نهایت، حسابداری کسبوکار یعنی بدون درگیر شدن با اصطلاحات پیچیده، تصویر روشنی از درآمد، هزینهها، بدهیها، طلبها و موجودی کالاهایتان داشته باشید.
وقتی حسابوکتاب کسبوکارتان منظم باشد، تصمیمگیری هم راحتتر میشود و دیگر آخر ماه با سؤال «این همه فروش داشتم، پس پولم چیشد؟» روبهرو نمیشوید. همین نظم ساده میتواند جلو بسیاری از ضررها را بگیرد و بتوانید با خیالی آسوده روی رشد کسبوکارتان تمرکز کنید.
بدون نظر