تا حالا پیش آمده آخر ماه که میخواهید حسابهایتان را بررسی کنید، تازه متوجه شوید که بخشی از طلبهایتان را فراموش کردهاید؟ یا دوستی به شما یادآوری کند که موعد پرداخت بدهیتان گذشته و شما اصلاً حواستان به آن نبوده است؟
این اتفاق برای خیلی از افراد و کسبوکارها پیش میآید. وقتی طلب و بدهی ها به صورت پراکنده در دفتر، یادداشت گوشی یا در ذهن نگهداری شوند، احتمال فراموش شدن مبلغها یا حتی ایجاد سوءتفاهم با مشتری یا اطرافیان بیشتر میشود.
راه سادهتر این است که بهجای یادداشتهای پراکنده، از یک برنامه طلب و بدهی استفاده کنید. با داشتن یک دفتر حساب طلب و بدهی منظم، میتوانید حساب هر شخص را جداگانه ثبت کنید، دریافتها و پرداختها را در همان حساب نگه دارید و هر زمان لازم بود، مانده حساب را بررسی کنید.
یک نرم افزار ثبت طلب و بدهی کمک میکند اطلاعات حسابها همیشه مرتب و در دسترس باشند و با ثبت هر دریافت یا پرداخت، وضعیت بدهکاری و بستانکاری افراد راحتتر قابل پیگیری باشد.
اما برای اینکه مدیریت طلبها و بدهیها واقعاً ساده شود، یک برنامه مناسب باید چه امکاناتی داشته باشد؟ در ادامه، مهمترین قابلیتها را بررسی میکنیم و میبینیم چطور میتوان با چند روش ساده، حسابوکتاب شخصی یا کسبوکار را منظمتر کرد.
روشهای ثبت طلب و بدهی
برای ثبت طلب و بدهی روشهای مختلفی وجود دارد؛ از دفترهای کاغذی گرفته تا اکسل و اپلیکیشنهای مدیریت حساب. هرکدام از این روشها مزیت خودشان را دارند، اما با بیشتر شدن تعداد حسابها، تفاوت آنها بیشتر مشخص میشود.
دفتر طلب و بدهی کاغذی
اکثر افراد هنوز حساب و کتابهای خود را در دفترهای کاغذی ثبت میکنند. این روش ساده است، اما با بیشتر شدن تعداد حسابها، مشکلات خودشان را نشان میدهند:
- همیشه در دسترس نیست: اگر بیرون از محل کار باشید، ممکن است دفتر همراهتان نباشد.
- احتمال گم شدن یا آسیب دیدن: با گم شدن یا خراب شدن دفتر، دسترسی به سوابق مالی هم از بین میرود.
- احتمال خطای انسانی: هنگام ثبت یا محاسبه مبالغ، امکان اشتباه وجود دارد.
- نداشتن یادآوری: دفتر نمیتواند زمان پرداخت را به شما یا طرف حساب یادآوری کند.
2. فایل اکسل
بعضی افراد برای کنار گذاشتن دفتر کاغذی، سراغ اکسل میروند. اکسل ابزار قدرتمندی است، اما برای مدیریت طلب و بدهی گزینه مناسبی نیست:
- کار با آن در موبایل راحت نیست: جدولهای بزرگ در صفحه موبایل اصلا مشخص نیستند.
- ثبت اطلاعات زمانبر است: وارد کردن و بهروزرسانی مبالغ، مخصوصاً وقتی حسابها زیاد باشند، میتواند وقتگیر باشد.
- وارد کردن حسابها به مرور زمان پیچیده میشود: برای محاسبه دقیق مانده حسابها ممکن است نیاز به فرمول نویسی داشته باشید.
3. برنامه طلب و بدهی
استفاده از یک برنامه مدیریت طلب و بدهی که در موبایل و کامپیوتر شخصی شما قابل استفاده باشد، میتواند ثبت و پیگیری حسابوکتاب ها را سادهتر کند. در این روش اطلاعات همیشه روی گوشی در دسترس است و شما به عنوان یک کاربر، بدون نیاز به انجام محاسبات پیچیده، فقط اطلاعات مالی خود را ثبت و مدیریت میکنید.
مهمترین مزیتهای این روش:
- دسترسی سریع: هر زمان لازم باشد میتوانید حساب یک شخص را مشاهده کنید یا مبلغ جدید پرداختی یا دریافتی را فورا تا فراموش نکرده اید وارد کنید.
- ثبت آسان بدهی و طلب: با چند لمس میتوانید مبلغ بدهی یا طلب و پرداختهای انجامشده را ثبت کنید.
- پیگیری بهتر حسابها: وضعیت طلبها و بدهیها همیشه مشخص است و احتمال فراموشی کمتر میشود.
- یادآوری : در برنامههایی که این قابلیت را دارند، میتوانید زمان سررسید را مشخص کنید تا پرداختها و دریافتها راحتتر پیگیری شوند.
مثال:
فرض کنید صاحب یک مغازه موبایلفروشی هستید و چند مشتری بهصورت قسطی از شما خرید کردهاند.
اگر مبلغ خرید، پرداختهای انجامشده و مبلغ باقیمانده را در دفتر یا یادداشت گوشی ثبت کنید، با زیاد شدن تعداد مشتریها مدیریت حسابها سختتر میشود.
اما با یک نرم افزار ثبت طلب و بدهی میتوانید برای هر مشتری یک حساب جدا داشته باشید، پرداختهای جدید را ثبت کنید و در هر لحظه ببینید چه مقدار از مبلغ باقی مانده است.
به این ترتیب، بهجای بررسی چندین یادداشت یا دفتر، تمام اطلاعات مربوط به هر حساب در یک محل مشخص قرار دارند.
ویژگیهای یک برنامه طلب و بدهی استاندارد
یک برنامه طلب و بدهی خوب باید حسابوکتاب با افراد مختلف را برای شما ساده کند؛ به طوری که بتوانید مبلغ طلبها و بدهیها را ثبت کنید و در هر زمان ببینید حساب هر شخص در چه وضعیتی قرار دارد؛ آیا او به شما بدهکار است، شما به او بدهکار هستید یا حساب تسویه شده است.
هنگام انتخاب یک نرم افزار ثبت طلب و بدهی بهتر است به چند قابلیت مهم توجه کنید:
| ویژگی | قابلیتی که ارائه میدهد |
|---|---|
| ثبت آسان بدهی و طلب | ثبت سریع طلبها و بدهیهای جدید باعث میشود همه حسابها دقیق ثبت شوند و پیگیری وضعیت حساب با افراد راحت تر باشد |
| یادآوری موعد تسویه | با مشخص کردن زمان سررسید، موعد دریافت طلبها یا پرداخت بدهیها را فراموش نمیکنید و تسویه حساب به موقع انجام میشود. |
| مشاهده وضعیت حسابها | در هر لحظه میتوانید وضعیت مالی خود را ببینید؛ اینکه چه میزان طلب دارید، چه مبلغی بدهکار هستید و حساب هر شخص در چه شرایطی قرار دارد. |
| ثبت و پیگیری پرداختها | هر دریافت یا پرداخت را ثبت کنید تا مانده حساب هر فرد به صورت دقیق مشخص باشد. |
| مناسب همه دستگاه ها | دفتر حسابتان هم در موبایل و هم در کامپیوتر شخصی شما در دسترس است. |
| ذخیرهسازی امن اطلاعات | اطلاعات مالی شما باید همیشه محفوظ بماند؛ با ذخیرهسازی امن، حتی در صورت تغییر گوشی یا بروز مشکل، دسترسی به حسابها حفظ میشود |
در واقع، اگر قصد دارید از یک برنامه طلب و بدهی برای امور شخصی یا کسبوکارتان استفاده کنید، بهتر است سراغ برنامهای بروید که علاوه بر ثبت آسان بدهی و طلب، امکان پیگیری و مدیریت ساده حسابها را هم فراهم کند.
چرا اپلیکیشن حسابداری شمار انتخاب مناسبی برای مدیریت طلب و بدهی است؟
وقتی تعداد مشتریها، خریدها و پرداختها بیشتر میشود، ثبت حسابها در دفتر یا یادداشتهای مختلف سخت و زمانبر خواهد شد. در این شرایط، یک برنامه بدهکاری و بستانکاری کمک میکند حساب هر فرد را جداگانه ثبت کنید و همیشه بدانید چه مبلغی باید دریافت کنید یا پرداخت کنید.
اپلیکیشن حسابداری شمار برای همین نیاز طراحی شده است؛ یک ابزار ساده برای افرادی که میخواهند بدون داشتن دانش حسابداری، حسابوکتابهای خود را منظمتر کنند.
امکانات شمار برای مدیریت آسان طلب و بدهی
| قابلیت شمار | کاربرد آن |
|---|---|
| ثبت سریع طلب و بدهی | هر زمان معاملهای انجام شود یا مبلغی دریافت یا پرداخت کنید، میتوانید آن را در حساب مربوط به همان شخص ثبت کنید. |
| ساخت دفتر حسابهای مختلف | میتوانید برای فعالیتهای مختلف خود دفتر حساب جداگانه بسازید؛ برای مثال یک دفتر برای فروشگاه، یک دفتر برای حسابهای شخصی یا هر فعالیت دیگری. |
| تعریف طرف حسابها | مشتریان، تأمینکنندگان یا افراد مختلف را بهعنوان طرف حساب ثبت کنید و تمام تراکنشهای مربوط به هر شخص را در همان حساب مشاهده کنید. |
| مشاهده وضعیت طلبها و بدهیها | در صفحه هر طرف حساب، مشخص است چه مبلغی باید دریافت کنید، چه مبلغی بدهکار هستید و وضعیت حساب در چه شرایطی قرار دارد |
| تنظیم یادآور تسویه حساب | با ایجاد یادآور در اپلیکیشن، میتوانید تاریخ سررسید حساب هر شخص را مشخص کنید تا در زمان تعیینشده اعلان دریافت کنید یا برای خودتان و طرف حسابتان پیامک یادآوری ارسال شود. |
| مشاهده سوابق حساب | تاریخچه کامل دریافتها، پرداختها و تراکنشهای هر شخص همیشه در دسترس است تا بتوانید حسابها را دقیق بررسی کنید. |
راهنمای ثبت طلب و بدهی در شمار
ثبت طلب و بدهی در شمار بهگونهای طراحی شده که بدون پیچیدگیهای حسابداری بتوانید حساب افراد مختلف را مدیریت کنید.
مراحل کلی کار به این صورت است:
- ایجاد دفتر حساب
ابتدا یک دفتر حساب ایجاد کنید. برای مثال، اگر صاحب یک فروشگاه هستید، میتوانید یک دفتر برای حسابوکتاب فروشگاه خود بسازید. - تعریف طرف حسابها
در دفتر حساب، افراد مختلف مانند مشتریان، شرکا یا تأمینکنندگان را بهعنوان طرف حساب اضافه کنید. - ثبت طلبها و بدهیها
هر زمان که مبلغی را دریافت یا پرداخت کردید، آن را در حساب همان شخص ثبت کنید تا وضعیت حساب همیشه بهروز باشد. - بررسی وضعیت حسابها
با ورود به دفتر حساب، همیشه به اطلاعات حسابها دسترسی دارید و میتوانید وضعیت مالی خود با هر طرف حساب را بررسی کنید.
اگر میخواهید با تمام مراحل کار با شمار آشنا شوید، در مقاله «حسابداری آسان با شمار» از ساخت دفتر حساب و تعریف طرف حساب گرفته تا ثبت مبالغ دریافتی و پرداختی، همه را به صورت مرحله به مرحله و به همراه تصویر آموزش دادهایم.
جمعبندی؛ مدیریت طلب و بدهی را سادهتر کنید
داشتن یک دفتر طلب و بدهی منظم، چه برای مدیریت حسابهای شخصی و چه برای پیگیری حساب مشتریان یک کسبوکار، کمک میکند همیشه بدانید چه مبلغی باید دریافت یا پرداخت شود و وضعیت هر حساب چگونه است.
با استفاده از یک برنامه طلب و بدهی دیگر نیازی نیست حسابها را در دفترهای کاغذی، یادداشتهای گوشی یا فایلهای مختلف نگهداری کنید. میتوانید حساب هر شخص را جداگانه ثبت کنید، دریافتها و پرداختها را بررسی کنید و هر زمان که میخواهید از وضعیت بدهکاری و بستانکاری افراد مطلع شوید.
اپلیکیشن حسابداری شمار با امکاناتی مانند ثبت طلب و بدهی، ساخت دفتر حساب، تعریف طرف حسابها، ثبت فاکتورهای خرید و فروش، مشاهده سوابق تراکنشها و یادآوری سررسیدها، به شما کمک میکند حسابوکتابهای خود را سادهتر و منظمتر مدیریت کنید؛ بدون اینکه نیاز به دانش تخصصی حسابداری داشته باشید.
بدون نظر